2007年11月05日

アマゾンジャパンの会議術

文責：　代表取締役

アマゾンジャパンでは、会議にパワーポイントの資料は使わないと、チャン社長が今朝の日経で話している。

　・パワポを使うと、見栄えにこだわりすぎて、中身が浅くなりがち。リポート用紙2,3枚程度の文章にまとめて、ネットで事前配布する。
　・会議の人数も、多くなりすぎると発言しにくくなるので、多くても、10～12人程度に絞っている。
　・報告だけならば、メールで十分。ただ、メールだけでは、意思の疎通を図れないので、各部署で頻繁に会議を開いている。

というようなことを、話していた。

ところで、会議の生産性を上げたいとは、会議に参加する誰もが思っていることだろう。

議事録ドリブンという方法がある。

議事録ドリブンとは、会議中に議事録をプロジェクターなどで投影し、参加者で議事録を協力して書きながら議事進行を共有し、会議の終了時点で議事録を完成させてしまうという方法だ。

　議事録ドリブン　

これだと、会議のアジェンダから議論が大きく外れることはないし、会議で結論を出す、という本来の目的も達することができる。そしてなによりも、議事録が会議終了と同時に完成しており、議事録担当者が、会議後の議事録作成に、業務時間を割かれるという悩みも解消できる。

早速、議事録ドリブンを試してみよう。