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2011年02月15日

オフィス移転プロジェクトにおけるWeb活用方法

昨年12月に弊社大阪オフィスを移転しました。移転に際し、スケジュール作成から物件探し、引越完了までの移転業務プロジェクトを約半年間に渡り進めてきました。初めての業務ではありましたが、立上げ時点よりWebサイトから情報を得ていくことで、スムーズに進行できたと実感しています。
大阪オフィス玄関です。 ご来社をお待ちしております。エレベーターを降りたら左へお進み下さい。少人数から大人数まで対応できるセミナールーム。

プロジェクトのフローとWeb活用方法

プロジェクトスタート時の移転計画スケジュール作成から早速Webを活用、その後の各プロセスにおいても、随所にWebを活用した情報収集を行っています。

移転プロジェクトのフロー


以下、各工程で実際に活用したWebサイトです。

【1.移転計画スケジュール作成】 【2.業務チェックリスト作成・関係省庁への提出物一覧確認】
いくつかのオフィス移転関連のサイトを見ましたが、特に下記の三幸エステート様のコンテンツが参考になりました。

三幸エステート「タイムスケジュール」

「現在のオフィスについての移転スケジュール」「新オフィスについての移転スケジュール」「内装業者・家具メーカーの作業スケジュール」「お客様と引っ越し業者間での作業スケジュール」と大きく4つの工程に分けられており、まずは移転スケジュールの全体像を把握することができました。さらに各工程における具体的作業項目も表記されており、自社用のスケジュールにそのまま置き換えて移転計画スケジュールを作成し、プロジェクトメンバーと共有化、各自担当業務の締切を意識しながら、もれが無いように進めていけました。

【4.物件探し】
不動産業者から提案される物件情報を中心に選定しており、Webでは物件の外観写真を確認した程度です。Web上では実際に入居されている企業のオフィス内の様子や入居後の声が確認できるかと期待していたのですが、不動産業者から提示される情報とWebサイトに提示されている情報とあまり変わらなかったので、正直がっかりしました。

【6.コストシミュレーション作成】
コストシュミレーションは多くのサイトで見られましたが、こちらも三幸エステート様のコンテンツが最も参考になりました。

三幸エステート「コストシミュレーション」

上記のサイトでは、画面上で現状の入居ビルと移転先候補ビルとのコスト比較が容易にできるのが便利です。複数の候補物件から絞り込む際に上記コンテンツを利用し、最終的には移転後3ヶ年のコストシュミレーションを作成し、選定の判断基準としました。

【7.レイアウト選定】
不動産業者に紹介いただいた会社数社と下記のアスクル家具レイアウトサービスを利用しながらレイアウトを固めていきました。

アスクル家具「レイアウトサービス」

レイアウトを作成するにあたっては、アスクルの対応のスピード感に驚きました。通常のレイアウト業者では3Dパースのレイアウト図面が仕上ってくるのに数日~1週間はかかるところを、アスクルではサイト上で希望条件を細かく入力するだけで、翌日~翌々日には3Dパースのレイアウト図や、新規家具購入希望があればその見積りもあわせてフィードバックされます。
以前はレイアウト希望条件について、かなり多くの質問項目をチェックしていくスタイルになっていましたが、現在は希望のイメージ画像を選択するところから始まり、できあがったレイアウト図の修正依頼も何度でも可能となっています。
今回はレイアウト自体は別の業者にお願いしましたが、アスクルの家具は今後追加購入していく予定です。

【9.引越業者選定】
下記の引越業者比較サイト等を利用して、まずは5~6社に見積依頼を行い、最終2社に絞って交渉を行い確定しました。

引越し比較.com

選定基準としては、作業内容のクオリティと価格、オフィス移転の経験等が主な項目になります。なお、最初の選定段階で各社のWebサイトを確認し、選定基準となる項目がWebサイト上に提示されていなければ、その時点で候補から外していました。
改めて、いかにWebサイト上にお客様が求める情報を提示しておく必要があるかを実感します。

Web活用のメリット


オフィス移転は通常業務と並行して進めていきます。その中で、特にWebを活用するメリットを感じたのは下記の点になります。

1)情報収集時間が短縮できる
オフィス移転の段取りやレイアウト作成等、オフィス移転の基本情報についてもこれまでなら専門業者を呼んで話を聞いたり、資料を取り寄せたりと時間がかかっていたところを、空いた時間にWebサイト上のコンテンツより情報収集を行うことができます。

2)要、不要な情報の取捨選択が容易にできる
紙の資料では、オフィス移転に関するあらゆる情報が記載されていて、必要な情報を探すのに苦労しますが、Web上では検索により、必要な情報のみをいくつかピックアップして確認することが簡単にできます。

3)複数の専門業者の比較検討がしやすい
オフィスレイアウトや引越しの専門業者に対して、まずは複数を候補にあげ、最後は2社に絞り込んで決定しましたが、最初の候補先を探す上でWebサイトが便利です。
特に、引っ越し業者選定においては、引越し比較サイトより一括見積依頼でき、一度の入力作業で大手業者から中小業者まで見積り比較が容易にできるのが魅力です。

Webへの要望

ビルオーナーサイト、不動産業者サイトについて
『室内写真』の掲載を
『平面図』や『外観写真』については掲載はあるものの、『室内写真』(オフィス内部・共有部分)についてはほとんど掲載がありませんでした。実際の部屋の印象は内覧しないとわからないというオーナー側の意向もあるとは思いますが、『室内写真』を事前に確認できれば、不動産業者から提案された多くの物件から希望条件にあった物件を絞り込みやすくなり、さらにはより条件に合った物件の内覧時間が確保できると思われます。
オフィス利用者の声の掲載を
入居時のイメージを明確にするには、入居者の声を確認するのが早道と考えます。事例として紹介されているサイトもありますが、入居希望の物件ではなかったので参考になりませんでした。多くの情報でなくてもいいので、各物件に入居者の一言があると物件のよさがより伝わると思います。
問合せの負担を軽減してほしい
各社、問合せフォームの入力項目が多いため、少しだけ聞いてみたいと思っても入力が面倒で結局問合せには至りませんでした。もう少し気軽に聞けるとありがたいです。

レイアウト業者サイトについて
施工例をもっと掲載してほしい
実際の施工例の写真を掲載しているサイトが思ったより少なく、壁紙素材の施工例やエントランスイメージに近い写真、施工例を確認したかったです。素材の紹介も含めた施工例の掲載ページを増やすことで、依頼主と施工側とのイメージのずれがなくなり、打合せ回数も格段に減らせると思います。

顧客の立場でオフィス移転に関連するWebサイトを見て、改めて不動産業界やレイアウト業界のWebサイトは改善の余地が沢山あると感じました。
オフィス移転はコストも時間も使う大仕事であり、移転先の物件は、最終的には実物を見て判断することになります。ただし、それまでのプロセスの要所要所でWebを活用することにより、オフィス移転の効率化、満足度が高まるものと実感しています。

大阪オフィスの地図



広々としたエントランスです。すっきりと空にそびえ立つ外観です。昭和レトロな居酒屋からオシャレなレストランまで、昼も夜も誘惑多いです。