視聴満足度86%！Zoomで初めてウェビナーを実施した話

セミナー開催2週間前の私たちは、以下3パターンでの実施判断を迫られていました。

1. 開催の中止 or 延期
2. 予定通りオフライン開催＋並行してウェビナー対応
3. ウェビナー対応のみに切り替え

弊社にとってセミナーはマーケティングの主軸であるため、中止は避けたいと考えていました。しかし、参加されるお客さまに何かあってはいけません。最終的に「 ③ウェビナー対応のみ」で開催することに決定しました。

続いて検討したのは、使用するウェビナーツールです。以下のツールを候補に挙げました。

●Google Hangouts Meet
●Zoom
●GoToWebinar
●BlueJeans
●V-CUBE

この中から弊社はZoomのウェビナー機能を利用することにし、オンライン上で有料プラン「プロ版」1アカウントと、別途ウェビナーライセンスを契約しました。

Zoomを選定したポイントは3つあります。

●セミナー運営でも活用しているマーケティングオートメーションツール『Marketo』との連携が可能
●取引先企業様とのテレビ会議で使用することが多く、操作に慣れていた
●有料プランでも比較的安価にウェビナーを開催できる

特にMarketoとの連携は今後のマーケティング/セールス活動に紐づくため、重要ポイントとして考えました。

すでにオフラインセミナーを開催するための会議室は予約済で、集客も始めている状況だったため、セミナー事務局ではZoom導入以外にも多くの作業が発生しました。

●予約していたセミナー会場のキャンセルと、ウェビナー配信場所の確保
●すでに申し込まれていたお客様への変更連絡（メール＋電話）
●セミナーページと申込みフォームの原稿修正
●Marketoのイベントプログラム修正（申込者へ送る自動返信メールの原稿修正も含む）
●ウェビナー開催における追加申込者集客メール配信
●ウェビナー進行台本と幕間スライドの作成
●Zoom操作の予行演習
●ウェビナー用に事後アンケートの質問項目を追加
当初東京開催と大阪開催を別日程で予定していたこともあり、申込者ごとの再調整が特に大変でした。3月4日の大阪開催への申込者にとっては開催日が変更となるため、3月3日では都合があわない方への事務局対応も考えた上で、変更案内のメールと電話を入れていきます。 幸いにも多くのお客様は理解を示してくださり、テレワーク対応などの指示を会社から受けている方にとってはむしろ好都合だったようで、ウェビナー変更に伴うキャンセルはあまり出ませんでした。

キャンセル数とウェビナー開催に伴う追加申し込み数

当初3月3日の東京会場には11名、3月4日の大阪会場には7名から申し込みがありましたが、ウェビナーへの変更に伴うキャンセルは、東京から1名、大阪から2名の計3名のみでした。

また、ウェビナーを開催する5日前に集客メールを配信したところ、追加で16名と予想以上に多くの申し込みをいただきました。メール経由以外を含めると、最終追加申込者数は34名になります。

セミナー事務局のメンバーは多くが大阪オフィスに在籍しているのですが、講師は東京オフィスにいるため、配信は東京側で行うことになりました。Zoomの操作方法やウェビナー進行の流れなどは、大阪側とも密に連絡を取りました。計3回のテスト接続やリハーサルを経て、段取りを固めていきました。

事前に決める必要があった項目

●ビデオカメラやモニターなど、機器の利用・設営について
●マイクの置き場所と音声切り替えのタイミング
●Zoomのウェビナー機能の把握、共有画面切り替えのタイミング
●ビデオカメラの前での講師の振る舞い
●BGM含め、ウェビナー体験向上方法
●Q＆Aコーナーの進め方

たとえばQ＆Aコーナーの進め方についてですが、これまで弊社のセミナーでは、無料のWebサービスsli.doを利用していました。

参考：あなたのセミナーをインタラクティブに。「sli.do」どうでしょう？－デジマ実験室

しかしウェビナーだと、講義を視聴しながら別画面や別デバイスでsli.doを開き質問を投稿・確認することは手間となります。そこで今回は、Zoomのチャット機能で質問を募ることにしました。

リハーサルを進める中で、下記の内容を修正しました。

●無駄な画面切り替えは事故につながるため行わない。通常なら講師ごとにスライドを準備し、講師交代時には接続PCを切り替えて投影するところを、ウェビナーでは1つのスライドに第1部講義、第2部講義、サービス紹介、Q＆Aをまとめておく
●開始までBGMを流す予定だったが、ウェビナーの場合は参加者が開始までの時間を自由に潰せるため必要ないと判断し、削除
●スライドを表示させるだけでなく、講師もワイプで出演する
●ワイプで出演する講師を盛り上げるため、グリーンバックで背景を用意し、雰囲気を作り出す

当日の写真をいくつかご紹介します。

本番開始前の様子。配信に利用するホスト用PC（手前左）とは別に、画面確認用のタブレット（手前右）も用意しました。

講義配信中の様子です。スライドを映し出すモニターはカメラとできるだけ同じ位置に設置し、目線を合わせるように意識しました。

Q＆Aコーナー時は講師が2名とも登場しました。視聴者の画面には質問内容が表示されないため、質問内容を必ず読み上げてから回答しています。

ウェビナー視聴者がZoom上で見ている画面です。設置したグリーンバックは、事前に用意しておいた背景に変換されて表示（画像右上）。この「バーチャル背景」機能があるのもZoomの魅力です。

15時から配信開始を予定していたため、当日は午前中に最終リハーサルを実施しました。14時前には講師2名と帯同者1名が配信会場に入り、機器の設営やZoomへの接続など、最終調整・直前準備を進めていきます。そして予定通り15時ちょうどに配信を開始。無事スムーズに進んだ結果、予定終了時刻より少し早く配信を終えることができました。

講師2名もウェビナー経験はほぼなかったため緊張していたようですが、無事乗り切ってくれました。講師にとって、ウェビナーを開催するメリットやデメリットにはどういったものがあるのでしょうか。講師2名に聞いてみました。

良かった点

●オフラインセミナーよりも当日欠席が少なく、多くの方に参加してもらえた
●会場内に参加者がいるわけではないが、チャットで質問してもらえるので孤独感は少ない
●プロジェクターに投影されたスライドよりも、目の前にあるディスプレイに表示された鮮明な共有画面の方が参加者は閲覧しやすく、講師も細かな説明がしやすい

悪かった点

●参加者の反応が分からないため若干の話しづらさがある→慣れれば問題ないはず
●視聴時間が長すぎると参加者が疲れるため、今までのオフラインセミナーよりも開催時間を短くする必要があるが、ウェビナー用に話をコンパクトにまとめるのが難しい
●講義用スライドとデモの画面をスムーズに切り替えるには慣れが必要

本番では、音声がわずかに途切れてしまう場面がありましたが、その他は大きなトラブルなく配信を終えることができました。事後アンケートでも「良かった」との評価を多くいただいています。最後に参加者からの声を3つご紹介しましょう。

●移動することなく、自席でリラックスして受講できてとてもよかったです。講師の方も初めての試みということで、新鮮でよかったです。
●今回オンラインでのセミナーは初めて受けましたが、対面式と変わらずわかりやすかったです。
●Zoomを初めて利用しましたが、通信環境も安定していてよかったです。音が時々割れてしまっていましたが許容範囲だと思います。

今回開催したウェビナーには39名の方が参加、8名の方が欠席されました。従来行っている東京開催のオフラインセミナーであれば、当日欠席率が20～30％程度となっています。しかし、今回の欠席率は約17％と少し良い数値でした。

参加者数にも違いが見られます。昨年10月と今年1月に同じテーマでのオフラインセミナーを開催しましたが、東京開催と大阪開催の合計参加人数が昨年10月は35名、今年1月が34名でした。どちらも集客期間は1ヶ月～1ヶ月半程度です。一方で今回のウェビナーは集客期間が1週間弱と短いながらも、1度の開催で39名の方に参加していただけました。集客面でも手ごたえを感じる結果となっています。

今回の配信を通して、配信時の音質の改善や運営面の効率アップなど、課題が明確になりました。今後もPDCAを回していき、より質の高いウェビナーを開催できるよう努めていきます。次回のコラムでは、ZoomとMarketoの連携方法やZoomで何ができるのかについてまとめる予定です。ぜひご覧ください。

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⇒コラム：MarketoでZoomウェビナーを運営する！ ～連携の手順とTipsを公開～

杉谷 直紀