オフサイトミーティングでチームのエンゲージメントを高める

出典: 「日本企業の経営課題2021」調査結果速報第1弾　P.3図1-3より抜粋
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これらの項目を見る限り、今までの延長線上に未来はなく、ダイナミックな事業創出や事業転換が求められている。新たな事業を発掘すべきであり、いかにしてそれを成し遂げられる体制や人材を構築していくかという事を企業経営者は思案していると言える。

そこで、オフサイトミーティングである。オフサイトミーティングとは、普段の職場や現場からあえて離れた場所でミーティングを行うこと。いわば、日常的な場から非日常的な環境に身を置くことで、新たな発想を生んだり、チーム内の交流を高めたり、仲間意識を強くしたりすることが狙いである。

パワー・インタラクティブは、秋の深まる10月末に経営メンバーとコンサルティングチームの総勢10名が東京と大阪から鎌倉に参集してオフサイトミーティングを行った。コロナ禍で実施が延び延びになっていたが、やっと開催できた。

ミーティングの中身はさておき、オフサイトミーティングは「どこでやるか」に尽きると痛感した。もちろん、「誰とやるか」「何をやるか」ということも大切な要素であるが、場所を間違えてしまうとすべてが台無しになってしまう。

今回は、お仕事でお付き合いのあった忽那敏章さんが経営しているKAMA-CROWDで開催させていただいた。忽那さんはNTTを皮切りに、ORACLE、Salesforce、Marketoなどを歴任されてきたデジタルマーケティングを知り尽くすプロフェッショナルである。この忽那さんがこれまでの経験値を集約させて産み出したのがこのKAMA-CROWDである。

今回、朝のディスカッションから夜のバーベキューまで浸りきったこのKAMA-CROWDを一言でまとめると、ここは「オフサイトミーティングのために生まれてきた場」であると感じた。そのことを通じて、オフサイトミーティングを実施する場所というのが、とても大きな意味を持っていることを再確認した。今回は、KAMA-CROWDという場から大きなエネルギーをいただいた。

今回のオフサイトミーティングを通じて、効果を上げるオフサイトミーティング的な内容を整理してみた。大きく五つほどのチェックポイントをあげる。

ポイント1 会場の設備

ミーティング設備については、高速WiFi、大きなミーティングテーブルあるいは可動式のテーブル、テーブルやデスクに付属したコンセントとUSB、大画面プロジェクター、壁面ホワイトボードなど。

コミュニケーション設備については、キッチンや冷蔵庫・電子レンジ・コーヒーメーカー・グラス・食器・調理道具など。

インテリアの快適さや採光、あるいは開放感のある室内など、参加者の気持ちをアクティブに仕向けてくれる室内空間は必須である。

ポイント2 付近の環境

一歩外に出れば、テラスやベランダが芝生があったり、海や山の自然に囲まれていることも捨てがたい。気分転換できる場があることもミーティングへの集中力を維持するのに欠かせない。

また、ディスカッションの後の親睦を深めるパーティーの食材やドリンクを調達できるスーパーやコンビニもあった方が望ましい。

また、参加者の集合のことを考えれば、駅からの徒歩圏内であることも意外と大切である。

KAMA-CROWDはこれらの条件がすべて満たされていて何一つ不自由を感じなかった。

ポイント3 オンサイトミーティングと異なる目的

普段の会議は、検討すべき議題もはっきりしていて、決定すべきことを速やかに関係各位に引き継ぐというものが多い。したがって、会議時間は短く、資料は見易く、論点を絞って議論するというように、言わば会議の生産性や効率を求める傾向にある。

オフサイトミーティングは、直近の課題ではないが、中長期的に見て重要なテーマを多角的に熟考し、話し合うのに適している。議論が脱線しても、その中からヒントが見えることもあるくらいの気持ちで取り掛かる方がよい。

ポイント4 ワークショップ中心の組み立て

グループワークやペアワークなどを組合わせて、自分の考えを開示しながら、多様な意見が出てくるような進め方が良いだろう。ホワイトボードやJamboardなどの親和図法ツールなどをフル活用したい。手を動かし、頭を動かし、口も動かすというような展開になればオフサイトミーティングは活気を持ちはじめる。そのためには、ファシリテータ役の存在が欠かせない。

ポイント5 フラットな仲間関係

今回は取締役・執行役員・部長・チームリーダーやメンバーと多彩な顔触れであった。お互いにリスペクトできていることが大切であり、職位に関わらず自由に発言できることもここまで挙げた各ポイントを活かすことにつながる。逆に言えば、このフラットな関係が維持できなければ、オフサイトミーティングは盛り上がらず徒労に終わるだろう。

最後に、オフサイトミーティングを通じて、企業の抱える未来に向けて解くべき課題をチームのメンバーと真正面から考えていくことが、まさに社員であるメンバーに対するエンゲージメントにつながることを書き添えておきたい。