Marketoの設定ミスをゼロにする！究極のチェックリスト活用術と実践例

チェックリストは、タスクや手順を確認するためのリストであり、プロジェクトの管理や日常業務において重要な役割を果たします。特にMarketoのような細かな設定操作を必要とするツールでは、設定のミスや設定漏れを防止し、業務品質を維持するのに有効です。
例えば、新しいキャンペーンを作成する際に、必要なすべての設定項目をチェックリストにまとめておけば、設定のミスや漏れ、重要な要素を見落とすリスクを大幅に減らすことができます。
また、チェック作業を複数名で実施することで、単独作業では気づかなかった点にも気付ける利点があります。
それは業務の標準化と品質保証のための重要なツールであり、チーム全体のスキルや知識の一貫性を保つ役割も果たします。

チェックリストを活用することで得られる主なメリットについて大きく3つにまとめました。

1. 設定ミスの徹底防止

手順を明確に可視化することで、見落としやミスを減らし、品質の維持を図ることができます。例えば、メール配信の設定では、送信日時や対象リストの確認、テスト送信の実施などをチェックリストに含めることで、うっかりミスを防ぎます。

具体例：メール配信設定時の送信日時、対象リスト、テスト送信の確認漏れを防止
結果：施策の効果向上、顧客満足度の維持
効果：取り返しがつかないミス発生の事前防止

2. 作業効率の大幅な向上

タスクを体系的に整理することで、無駄な時間を削減し、迅速に作業を進められます。タスクが明確に整理されていることで、どのステップに進めばよいかが一目瞭然となり、スムーズに作業を進行できます。

具体例：タスク整理による作業時間の効率化、進捗状況を可視化
結果：プロジェクト納期の遵守、リソースの有効活用
効果：チームメンバー全員が同じ基準で作業を進められるため、作業効率が向上

3. チーム全体の品質と一貫性の確保

手順を繰り返し実行することで、品質のばらつきを無くし、安定したオペレーションを行う事ができます。複数のチームメンバーで同じ作業を行う場合、チェックリストを使うことで全員が同じ基準で作業を進めることができ、結果として全体のパフォーマンスが向上します。

具体例：同じ手順で作業を進行できることで、品質の揺らぎが発生しない
結果：作業パフォーマンスの向上、ナレッジの蓄積と継承
効果：操作スキル向上と高い品質での運用の維持

チェックリストを作成する際には、いくつかポイントがあります。

1. 目的を明確にする

効果的なチェックリストを作成するために、まず目的を明確にすることが重要です。
例：「メール配信の設定ミス防止」「スマートキャンペーンの誤設定防止」など
何の目的でチェックリストが必要なのかを明確にし、その目的によって必要な項目を構成します。

2. 作業手順はカテゴリ別に分類してリストアップする

基本の作成手順としては、作業のカテゴリ別に必要なタスクを洗い出し、それぞれのタスクを詳細にリストアップします。

3. 具体的で明確な表現

タスクを実行するための手順、必要な条件は明確かつ具体的に記載し、誤解を招かない表現にしましょう。
例：「すべてのリンクが正しく機能することをクリックテストで確認」、「フォントサイズは12pxに設定されているか」というような具体的な数値や表現を使うと認識の相違が起きません。誰が見ても同じ意味に解釈できる具体的な表現を使うように心がけましょう。

表現は具体的に書きましょう

4. 網羅性と簡潔性

チェック項目は重要度に応じて項目の粒度を調整し、チェックリストが長くならないように注意します。チェック項目が多すぎて、チェック作業自体にミスが発生してしまっては本末転倒です。必要十分な項目を簡潔な文章で記載しましょう。

5. 定期的な見直しと更新

チェックリスト運用の際は、常に最新の情報を反映させることが重要です。
一度作成したら終わりではなく、定期的に見直しを行い、必要に応じて改善し、常に最新の情報に保つことが重要です。

各チェックポイントに具体的な確認事項を設定します。

プログラム設定

・プログラム名の命名規則確認（例：「yyyymmdd_キャンペーン名_種類_管理番号」）
・プログラムタイプの正確な選択（イベント、メール、ウェビナーなど）
・チャネルの適切な設定（オンライン広告、メール、ウェビナーなど）

メール配信設定

・送信者情報（From名、Fromアドレス）の確認
・件名のスペルチェックと文字数確認
・プレビューテキストの設定と内容確認
・メール本文の誤字、スペルチェック
・フォント、フォントサイズの確認
・すべてのリンクの動作確認　など

スマートリスト設定

・フィルター条件の設定
・想定されるターゲット数値の確認　など

キャンペーンフロー設定

・トリガーの適切な設定
・処理フローの各ステップの設定　など

スケジュール

・クオリフィケーションルールの設定
・通信制限に達した場合の設定　など

チェックリストを効果的に活用するために、いくつかのポイントに注意する必要があります。

確認項目は常に最新の情報であること

チェックリスト運用の際は、常に最新の情報を反映させることが重要です。
一度作成したら終わりではなく、定期的に見直しを行い、必要に応じて改善し、常に最新の情報に保つことが重要です。
例えば、新しい機能や設定項目が追加された場合は項目を増やし、不要項目がある場合にはスリム化するなど、チェックリストにも速やかに反映させる必要があります。定期的に各メンバーからのフィードバックを取り入れながら、チェック項目を改善し続けることで、より効果的なツールとしてチェックシートを活用することができます。

複数人でのダブルチェック体制を組む

チェックは複数名体制で行うことが好ましく、その場合は同じチェックリストを使用します。作業者、1次チェック者、2次チェック者、承認者など、チェックの役割定義も明確にしておきましょう。
そして、誰がいつチェックしたかの状況を明確に記載することも重要です。
また、複数の目で確認することで単独では気づきにくいミスを発見できます。
単なる確認作業そのものだけでなく、その結果に対しての確認の所在が明確になることで管理も容易になります。

シートのイメージ

チェックリストの可視化と共有

チェックリストのファイルは共有ドライブやイントラネットに保存し、誰もが常に最新の同じファイルを利用できるようにしましょう。
さらに、チームメンバー全員でチェックリストについて共通の認識を持って作業に取り組むことが重要です。

デジタルツールの活用

リアルタイムの進捗管理、チーム間の円滑な連携、履歴の管理が容易にできるツールを活用しましょう。また、チェックリストをタスク管理ツールと連携させる方法も取り入れるとより便利に活用できるようになります。
ツール例：Trello,、Asana、Backlogなど

チェックリストを活用する際には「ヒヤリハット」対策も重要です。

ヒヤリハットとは

ヒヤリハットとは、事故や問題が発生する前の兆候や小さなミスを指します。
これらをチェックリストに含めることで、過去のヒヤリハットを教訓にし、重大なミスを未然に防ぐことができます。

ヒヤリハット事例データベースの構築

これまでに発生した事例、原因分析、対策、再発防止策を記録します。
記録された事例は、組織のナレッジとして蓄積し、将来的なリスク防止に活用できます。
そして、頻繁に発生しがちなミスについての確認ポイントをチェックリストに組み込むことで、再発リスクを最小限に抑えることが可能となります。

弊社の取り組み

パワー・インタラクティブでは、チーム内でこのヒヤリハット事例を蓄積し、共有する場を毎週設けています。ミスが発生してしまった原因と対策を明確にし、どこがミスの発生しやすいポイントなのかをチーム全員で議論し、品質管理シートとして見える化しています。
さらに、チェックシート上で指摘されたミスや誤りをヒヤリハット事例としてカテゴリ別に集計・分析を行っています。これらの情報もチェックシートの作成に役立てています。

関連記事：失敗してもただでは起きない！Adobe Marketo Engageの設定ミスをノウハウに転換する取り組み

チェックリストは、単なる作業の確認ツールではありません。それは、チームの知恵と経験を結集した品質保証のための強力なツールです。適切に作成され、効果的に活用されるチェックリストは、Marketo運用を確実なものにします。
本記事で紹介した方法を実践し、貴社独自のチェックリストを作成することで、設定ミスのない、Marketo運用を実現しましょう。
チェックリストの活用は、短期的には作業の質と効率を向上させ、長期的にはチーム全体のスキルアップに、そして組織として知識の蓄積につながります。

最後に、より具体的なイメージをつかんでいただくために、弊社パワー・インタラクティブで実際に使用しているチェックシートサンプルを無料で公開しています。貴社の業務に合わせてご活用いただけます。
このサンプルは、具体的なチェックポイントをリスト化し、Marketo設定作業にて使用しているものです。Marketo以外のマーケティングオートメーションにも応用可能な内容となっていますので、ぜひダウンロードして、貴社の運用にお役立てください。

「Marketo用メールプログラム設定チェックシート ～配信事故を事前に防ぐメール配信前に必須のチェック項目～」

マーケティングコンサルタント

長島 小百合

マーケティングオートメーション活用支援

複数のIT系企業にてBtoBマーケティング業務に従事。
ユーザーとしてOracle Eloquaなどの国内外のマーケティングオートメーションツールに携わり自社マーケティング施策を実行。
2022年より現職、Adobe Marketo Engage オペレーション支援を担当。マーケティング部門での業務経験より、お客様と同じ視点でマーケティング活動をサポート。
溺愛中の愛犬が癒しの存在。